見えてきた役員の改善点【私の役員生活⑪】 by あぽり


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の続きです。

 

前回、ストレスで
身体の不調が次から次へと起こった事を
書きました。

今回は、
会長をやっていて
見えてきた事を書きます。


 

【会計の仕事】

まず、会長以外にも、
会計さんも大変な事に気付きます。
会計のお仕事は、お金のやりくりもそうですが、
かかる経費を予算内に合わせなければ
いけない事と、
町内運動会など、行事があれば
子供会の会員全員分のお弁当や
お菓子や飲み物を準備しなければいけません。
基本的に、買い出しが関わってくる仕事は
全部会計さんのお仕事でした。

予約から、受取りまで全部会計さんがやる!
子供会の会員は
子供だけで100人くらいいましたからね、
両親も合わせると、さらに3倍、
それらのお弁当の管理をするのも大変ですし、
お菓子の手配も、受け取りは自分で行かなくては
いけないんです。

100人分のお菓子(笑)
こういう行事が、年に何回もあるんです。

 

会計さんに、
「もう無理です…。
私出来ません。
やめたいです。」
と、実際に涙を流しながら訴えられて
私も手伝う事にしました。

やってみたら、本当に大変!

「豚汁作り」の時は、
スーパーで、3~400人が食べられるだけの量の
豚汁の材料を全て買わなければいけなくて
二人で途方に暮れたこともありました
(どのくらい買えばいいのか
全然分からないのよ!笑)。

こりゃ一人じゃ無理だ。

なので、
「会計は2名選出!」に変えました。

2名でも足りないような仕事の時は、
他の人に助けを求めるという形に
していきました。

他の役員さんの仕事も知りたくて
色々と手伝っていたのですが、
他の仕事は一人でもなんとかなる量だと
感じましたので、
2名に増やしたのは会計さんだけです。


 

【会長の仕事】

そして、肝心の会長の仕事。
なんだってこんなに大変な事を
やらせているんだと思い、
仕事を細分化しました。

ただでさえ、会長は色々な責任を請け負うし、
他の組織との絡みもあるので
出席しなければいけない会合が多いんですね。

なので、会長がやる仕事は、
「会長でなければ出来ない仕事」に
専念し、
それ以外の仕事は、他の役員に回す事に
しました。

そしてさらに、
副会長というのが存在しているのですが、
この副会長があまり生きた活動を
していなかったのです。
なので、会長の仕事を半分に分けました。
前半は会長が、後半は副会長がやる事、
という「決定事項」に変更しました。
(前半と後半が逆でもいい)

そうする事で、多忙なのも
一人半年で終わるのです。

半年なら、きっと頑張れる!

 

【引継ぎノート】

これが重要な鍵を握るのに
このノートが行事を記しただけの箇条書きでは
何も使えない。

でも、前年度の真似をして書く人が多いので
私の代から、ノートの作り方を
根本的に変えよう!と思い、
全ての仕事を細かく書き込んで、
次に何をやればいいのかが明確に分かるようにし、
色分けして、見やすくして、
使った業者の場所も電話番号も対応の仕方も
全て書きました。

【町内会や婦人部の方々】

もう一つ大事なのが、
町内会や婦人部との付き合い。
こちらは、私達の年齢よりもずいぶんと上の
大先輩達で構成されているので、
中には難しい性格の方が何人もいらっしゃるのです。
その人達の性格と、扱い方まで書きました(笑)
いや、これ、大事だったんです!
一度機嫌を損ねると大変なことになるので。

 

この方法がいいか悪いかというのは
そこの地域によって違うかもしれませんが
皆さんに変更事項を提案して
過半数以上賛成の場合は
組み込もうと思っていました。
実際に提案してみると、
全員が賛成だったんです。

 

次回は、「それって子供会の仕事!?」
と思うような事を
今度はうちの地域の方から改善を
頼まれてしまいます。

続く

 

 

⇒作者:あぽりさん
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